Veelgestelde vragen over maandelijkse gegevenslevering

U kunt deze maandlevering al eerder aanleveren, achteraf is niet mogelijk. Het gegevensportaal biedt u de mogelijkheid om uw bestand voor de huidige maand plus de eerstvolgende maand te uploaden. De lopende maand kunt u aanleveren tot de 15e van die maand. Daar kunt alvast de volgende maand aan toevoegen. In het bestand voor de volgende maand staan voor ieder kind de standaarduren. Mocht dit achteraf niet juist zijn, dan worden de uren via uw levering van de daaropvolgende maand weer gecorrigeerd. Zo voorkomt u een rappel tijdens uw afwezigheid.

Voorbeeld
U levert de actuele gegevens aan van juli en levert ook alvast aan voor augustus. Exporteer een bestand voor juli vanuit uw softwarepakket of maak het bestand compleet met ons KSM-sjabloon (Kinderopvang Excel-Sjabloon Maandlevering). Doe dit ook voor augustus; dit bestand bevat de standaard contracturen.
Tijdens het uploaden van uw bestand in het gegevensportaal kunt u aangeven welke rapportagemaand uw bestand bevat. Als u op het pijltje klikt dan ziet u 2 mogelijkheden: de huidige maand en de maand daaropvolgend. Kies bij het uploaden van juli voor ‘huidige maand’ en bij augustus voor ‘volgende maand’.

U heeft het verwerkingsverslag nodig om te kunnen zien wat er in uw gegevens ontbreekt of incorrect is. Wanneer u deze gegevens niet aanvult of corrigeert, dan voldoet u niet aan uw wettelijke plicht om deze gegevens maandelijks aan te leveren. Het verslag (in een pdf-bestand) is een overzichtelijk hulpmiddel om snel te zien wat er ontbreekt of niet klopt.

Toelichting
Op de 1e pagina van het verslag staan de 5 gegevenskolommen genoemd en daarin een optelsom van hoeveel ‘fouten’ of omissies er zijn. Vaak heeft dit te maken met een ontbrekend BSN van het kind, de ouder of de toeslagpartner. Ook kan het gaan om bijvoorbeeld het aantal opvanguren, opvangsoort, het uurtarief of het LRK-nummer. Vanaf de 2e pagina staat precies aangegeven in welke regel van uw ingezonden bestand de fout – of wat er ontbreekt – zich bevindt.

Het advies is om dit zo snel mogelijk door te geven, omdat dit consequenties heeft voor uw wettelijke verplichting om gegevens aan te leveren. U kunt een mail sturen naar gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl en melden dat u van software gaat veranderen. Toeslagen kan dan uw laatste bestand uit de oude software veiligstellen en u hoeft voortaan alleen het bestand vanuit de nieuwe software te uploaden.

Toelichting
Uw gegevensbestand is cumulatief; het bevat ook alle voorgaande maanden van een jaar. Vanuit een nieuw systeem ontbreken deze voorgaande maanden als u bijvoorbeeld per mei vanuit een nieuw systeem gegevens levert. Als u doorgeeft dat u nieuwe software gaat gebruiken, dan voegt Toeslagen maandelijks het laatste cumulatieve bestand uit uw oude pakket toe. Zodat uw gegevens in het systeem van Toeslagen vanaf het begin van het jaar compleet zijn.

In dat geval ontbreken vanaf de levering uit de nieuwe software de voorgaande maanden en is uw gegevenslevering niet compleet. Om deze reden moet u elke maand 2 bestanden uploaden. Een eerste bestand uit de oude software (waarin de voorgaande maanden zitten) en tweede bestand uit de nieuwe software. Let hierbij op dat u het oude bestand als ‘Initieel leveren’ aanmerkt en het nieuwe bestand als ‘Aanvulling’ aanmerkt in het systeem. Doe dat ook in deze volgorde, omdat het systeem anders het tweede bestand overschrijft met het eerste, waardoor de nieuwe maanden ontbreken. Het beste is om Toeslagen te mailen.

Nee, deze opvanguren moeten niet worden opgenomen in het bestand voor de gegevenslevering. In de handleiding van de gegevenslevering staat algemeen benoemd dat uren die niet bij de ouders in rekening worden gebracht, niet in de gegevenslevering mogen worden meegenomen. Dit betreft meestal uren die door de gemeente worden betaald. Ouders hebben geen recht op kinderopvangtoeslag voor deze uren. Wanneer deze uren wel in de gegevenslevering staan, dan ontvangen ouders mogelijk te veel kinderopvangtoeslag waardoor zij een terugvordering kunnen krijgen.