Nummereen over ouderbetrokkenheid: “De oudercommissie is ons geweten”

Veronique, hoe wordt ouderbetrokkenheid momenteel bij jullie vormgegeven en hoe ervaren jullie dat? “Momenteel hebben wij meerdere lokale oudercommissies en één centrale oudercommissie, maar tevens betrekken wij ouders via (klant)onderzoeken en vragen we hen actief om advies bij de ontwikkeling van nieuwe producten. Ouderbetrokkenheid begint voor mij met het openstaan voor contact met ouders en dat vervolgens te organiseren conform wet- en regelgeving. Ik vind het heel belangrijk om goed te luisteren naar wat er gebeurt en speelt onder ouders. Zij houden ons scherp. Ook is het belangrijk dat er korte lijntjes zijn tussen de (lokale) oudercommissie en de leidinggevende van die locatie.”

Marloes, wat was jouw motivatie om je aan te sluiten bij de oudercommissie? “Inmiddels zit ik negen jaar in de lokale oudercommissie en sinds vijf jaar ben ik voorzitter van de centrale oudercommissie. Ik maak vaak mee dat ouders een mening hebben, en die wél met elkaar delen, maar niet met de organisatie. Ik vind het belangrijk dat die meningen op de goede plek terecht komen. In de oudercommissie kom je met je kijk en visie als ouder dichterbij een oplossing.”

Wat maakt ouderbetrokkenheid volgens jullie zo ontzettend belangrijk voor de kwaliteit van kinderopvang en hoe draagt deze bij aan betere beleidsvorming en samenwerking? Veronique: “We vinden het belangrijk om met ouders doorlopend in gesprek te zijn over de inhoud. Daarbij zorgen we ervoor dat er wederkerigheid is. Als er suggesties zijn voor verbeteringen, willen wij dat die bij ons terecht komen. Daarnaast is onze afdeling pedagogiek en kwaliteit een vast onderdeel van de centrale oudercommissie. Op het moment dat er nieuw beleid is, krijgen ouders daar niet alleen een conceptversie van waar ze alleen meekijken met een tekst, maar worden zij vanaf het begin er inhoudelijk bij betrokken. Alleen als het gezamenlijk proces is, kun je een echte check maken of je kwalitatief het goede doet en of het past bij de behoefte van ouders. Dat ervaren wij als een erg prettige werkwijze.”

Marloes: “Als er een beleidswijziging komt, wordt altijd gevraagd welke ouders uit de oudercommissies willen meekijken. Daaruit ontstaat een werkgroep waar alle input wordt samengebracht. Vervolgens wordt dit gedeeld met de centrale oudercommissie. Op dat punt wordt er heel goed geluisterd naar de ouders. Wij voelen ons echt gehoord.”

“Ouders vinden het belangrijk om gehoord te worden”

Hoe zie jij de rol van ouders? Marloes: “Nummereen zit natuurlijk vast aan wet- en regelgeving. Dus ik begrijp dat je niet altijd kunt luisteren naar wat ouders te zeggen hebben. Maar ouders vinden het belangrijk gehoord te worden, binnen de mogelijkheden die er zijn. Die ouders zijn vervolgens ook  de ambassadeur naar buiten toe.”

Kun je een voorbeeld noemen van een moment waar de ouderbetrokkenheid een grote rol speelde? Veronique: “Drie jaar geleden hebben wij te maken gehad met grote personeelstekorten. De verhouding tussen kinderen en personeel was niet meer in balans. Helaas hebben wij toen de afschuwelijke beslissing moeten nemen om de contracten van een aantal kinderen op te zeggen. Het was een strategisch besluit dat geïmplementeerd moest worden. Wij hebben de centrale oudercommissie hier vanaf het begin bij betrokken. Zij waren ons geweten. Door de ouders een rol te geven, hebben we dit op een zo’n best mogelijke manier kunnen doen. Dat was een intensief proces, waar we samen optrokken en zo samen de ouders konden ondersteunen.

Marloes: “Er is echt naar ons geluisterd wat betreft de aanpak en de communicatie naar ouders. Het was een zware periode waar we tot diep in de nacht overleg pleegden, maar er werd wel iets gedaan met onze input. Het was een mooi samenspel, ondanks het onderwerp waar niemand het graag over heeft. Maar ook op andere niveaus kan de oudercommissie een belangrijke rol spelen. Wij adviseren ook over de prijswijziging en we denken mee over de wijze waarop dit gecommuniceerd wordt naar ouders. Juist ook in die kleinere processen, kunnen wij een verschil maken.”

Welke uitdagingen ervaren jullie in de samenwerking tussen Nummereen en ouders? Veronique: “Veel van onze locaties hebben een eigen cultuur en soms is het moeilijk om het organisatiebelang naar voren te brengen en ouders daarachter te laten staan. Sommige ouders zitten vanuit persoonlijk belang aan tafel; het is onmogelijk iedereen altijd tevreden te houden. Ons werk is om ouders iedere dag zo goed mogelijk te faciliteren, in de wetenschap dat dit niet altijd lukt. Je kunt heel veel doen, maar het blijft soms een uitdaging om mee te bewegen met de behoefte van ouders binnen de mogelijkheden die er zijn. Ook in een situatie die niet direct in het belang van de ouders is, zoals een prijsverhoging, is het fundamenteel om een goede relatie te behouden en begrip te kweken.

Ook herkennen we dat het soms lastig is om ouders te enthousiasmeren om actief lid te worden van een lokale oudercommissie, zeker op kleine locaties. Onze ouders hebben hiervoor een handboek gemaakt, maar we proberen ook ouders persoonlijk te benaderen en te werven, door uit te leggen waarom een oudercommissie belangrijk is.”

“Volg niet alleen de wet- en regelgeving omdat het moet, maar wees geïnteresseerd in ouders”

Merken jullie verschil in de samenwerking tussen oudercommissie en organisatie op centraal en lokaal niveau? Marloes: “De voorbereiding van de centrale oudercommissie gebeurt bij ons binnen de lokale oudercommissie. Er komen dan één of twee afgevaardigden van elke lokale oudercommissie naar de centrale oudercommissie. Binnen de centrale oudercommissie wordt besproken wat er binnen de lokale oudercommissie naar boven is gekomen. We houden de lijntjes kort en ik vind het belangrijk om als voorzitter mijn voelsprieten uit te houden bij alle lokale commissies. En dat is voor iedereen hard werken.”

Op welke vlakken is er wat jullie betreft ruimte voor verbetering?
Marloes: “Het is soms een uitdaging om de lokale oudercommissie en de centrale commissie goed met elkaar te verbinden. Het is belangrijk om de lijntjes kort te houden. Als lid van de lokale oudercommissie ervaar ik dat ik soms had gewild dat dingen eerder worden gecommuniceerd. Op dit moment wordt er in Bladel een nieuwe vorm van opvang georganiseerd. Hier zijn wij goed bij betrokken. Aan de andere kant is er ook een locatie waar een dag minder opvang geboden wordt. Nummereen is achter de schermen keihard bezig om hiervoor een extra dag opvang te realiseren, maar dan is het jammer dat ouders hiervan niet op de hoogte zijn. Als lokale oudercommissie horen we soms ontwikkelingen pas op een later moment.”

Veronique: “Voor ons is het altijd een afweging wat we willen en kunnen delen. Soms wil je informatie wel eerder delen, maar maak je de afweging dat niet te doen omdat het bijvoorbeeld nog niet zeker is. Dan ontstaat er al gauw ruis op de lijn en dat is jammer.”

Wat hebben jullie voor tips voor andere organisaties die hun ouderbetrokkenheid willen versterken? Marloes: “Zie elkaar vooral als gelijke. Houd het klein, vriendelijk en vriendschappelijk. Als je op die manier met elkaar communiceert, kom je heel ver.

Veronique: “Neem ouders serieus en zie ze niet als een bedreiging. Ouders zijn de basis van je bestaan. Sta dichtbij en neem hun input serieus. Volg niet alleen de wet- en regelgeving omdat het moet, maar wees geïnteresseerd in ouders. Geloof mij, als je dat niet oprecht voelt, dan wordt daar meteen doorheen geprikt. Het is een mindset en die moet passen bij de cultuur van je organisatie, in alle lagen. Die mindset gaat verder dan alleen de wettelijk geregelde ouderbetrokkenheid.”