Ben ik verplicht om reiskostenvergoeding tijdens de Coronacrisis door te betalen?

In artikel 6.5 van de cao Kinderopvang staat:

  1. De werkgever treft met instemming van de OR of PVT (of bij het ontbreken hiervan het personeel) een ondernemingsregeling reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.
  2.  Indien geen ondernemingsregeling tot stand is gekomen, geldt de standaardregeling vergoeding kosten woon-werkverkeer zoals opgenomen in bijlage 6.


 Dit betekent dat in de praktijk drie vormen van reiskostenvergoeding kunnen bestaan, namelijk:

  1. een eigen ondernemingsregeling op declaratiebasis of met vaste reiskostenvergoeding;
  2. de cao regeling met een vergoeding van daadwerkelijk gemaakte reiskosten voor woon-werkverkeer (declaratiebasis);
  3. de cao regeling met een vaste vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer;

Ad 1: Ondernemingsregeling
Indien jouw organisatie werkt met een eigen ondernemingsregeling reiskostenvergoeding woon-werkverkeer, dan gelden de afspraken die daar in staan. Voor de fiscaliteit wordt verwezen naar het bepaalde onder 3.

Ad 2: cao regeling op declaratiebasis
Als op ondernemingsniveau geen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is afgesproken, dan geldt de standaardregeling in bijlag 6 van de cao. Werknemers die hun reiskosten normaliter declareren zullen dat in deze periode niet (of veel minder) doen. Deze medewerkers hebben recht op een vergoeding voor de daadwerkelijk gemaakte kosten, mits die terecht worden gedeclareerd, volgens de standaardregeling in bijlage 6 van de cao. 

Kort gezegd: indien er geen reiskosten gemaakt worden voor woon-werkverkeer kan de werknemer deze in dat geval ook niet declareren bij de werkgever.

Ad 3: cao regeling met vaste reiskostenvergoeding
Ook kan sprake van een vaste reiskostenvergoeding. Bij een vaste reiskostenvergoeding geldt in fiscale zin dat als een medewerker langdurig afwezig, de werkgever maximaal 6 weken aaneengesloten deze vergoeding onbelast mag doorbetalen. Onder langdurige afwezigheid wordt naast vakantie, ziekte, verlof ook langdurig thuiswerken in verband met de corona-crisis verstaan.  De onbelaste vergoeding mag uitbetaald worden tijdens de lopende maand en de kalendermaand die daar op volgt. Komt de werknemer midden in de maand weer naar het werk, kan de reiskostenvergoeding pas in de daar op volgende maand weer onbelast worden uitgekeerd.

Voorbeeld
Een medewerker werkt sinds 16 maart thuis in verband met de coronacrisis. Zij ontvangt een vaste reiskostenvergoeding van 150 euro per maand. Zij ontvangt met haar salaris in maart en april de reiskostenvergoeding, maar in mei niet meer. Op 15 mei is de crisis voorbij. De medewerker gaat weer naar kantoor. Zij ontvangt in juni weer een reiskostenvergoeding.

Op ondernemingsniveau, vastgelegd in ondernemingsregeling, en/of op individueel niveau tussen werkgever en werknemer kunnen afwijkende arbeidsrechtelijke afspraken zijn gemaakt over de voortzetting van de vaste reiskostenvergoeding, ook indien er langer dan 6 weken niet wordt gewerkt. De afspraken die daar staan blijven gelden. Ook als de werkgever op grond van de fiscale regelingen niet meer toegestaan is de vergoeding onbelast uit te keren. 

Tot slot geldt ook hier weer het beginsel van goed werknemer en werkgeverschap. Zijn er nog knelpunten, bespreek deze dan met elkaar en probeer hier samen goede afspraken over te maken.