Inschrijving PRK medewerkers software- of administratiekantoor niet nodig

03 maart 2020

Inschrijving PRK medewerkers software- of administratiekantoor niet nodig

Al een tijd geleden kwam het signaal binnen bij GGD-GHOR van een GGD inspecteur die zich afvroeg of medewerkers van Atane (de leverancier van het sofwaresysteem Portobase, met een helpdeskfunctie) misschien over een VOG moeten beschikken. Dit blijkt niet het geval te zijn.

Medewerkers  van software- of administratiekantoren die op afstand administratieve diensten aanbieden hoeven geen VOG kinderopvang te hebben en ingeschreven en gekoppeld te zijn in het PRK.

GGD GHOR heeft dit afgestemd met VNG en in het ondersteuningsportaal een FAQ gepubliceerd. De complete tekst van de FAQ is te vinden in het ondersteuningsportaal van GGD GHOR.

Een andere vraag die hier los van staat, is de vraag of de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de AVG. De verwerking via een dergelijk administratief systeem moet voldoen aan de AVG. De houder van een gastouderbureau of kindercentrum is verantwoordelijk voor de veilige verwerking van persoonsgegevens van zijn klanten. De toezichthouder kinderopvang ziet daar niet op toe. Als medewerkers van een software- of administratiebedrijf toegang tot BSN gegevens hebben, is hiervoor een wettelijke grondslag nodig. BSN gegevens zijn onder de AVG weliswaar geen bijzonder persoonsgegevens, maar wel gevoelige persoonsgegevens.

Het is dus goed om na te gaan of en waarom het ondersteuningsbedrijf toegang moet hebben tot deze gegevens. Indien dit toch noodzakelijk is, moet het software- en administratiebedrijf als verwerker worden aangemerkt en u als houder als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval moet u een verwerkersovereenkomst met het bedrijf hebben. U moet ook in uw privacy policy hieraan aandacht besteden.